ใช้ E-Document ก้าวแรกสู่การ Digital Transformation องค์กร

Digital Transformation องค์กร คือ การนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาปรับใช้ในกระบวนการทำงานขององค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน และสร้างโอกาสทางธุรกิจใหม่ ๆ แม้ว่าแนวคิดนี้จะไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ก็ยังคงเป็นสิ่งสำคัญในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกภาคส่วนของธุรกิจ การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่เพียงแค่การใช้เทคโนโลยีเพื่อการทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นการปรับปรุงวิธีคิด วิธีทำงาน และการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าในยุคที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว
 
แม้ว่านวัตกรรมและเทคโนโลยี เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI), เทคโนโลยีชีวภาพ (Bio Tech), Blockchain และ Internet of Things (IoT) จะก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็วและเปลี่ยนแปลงโลกธุรกิจอย่างไม่หยุดยั้ง การจะเริ่มต้นปรับเปลี่ยนองค์กรให้ก้าวทันการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ยังไม่สาย องค์กรสามารถเริ่มต้นจากการวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนของตนเอง เพื่อวางแผนการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้อย่างเหมาะสม การลงทุนในด้านนี้จะไม่เพียงช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันได้ในระยะยาว แต่ยังเปิดโอกาสให้สามารถสร้างนวัตกรรมและเพิ่มความยืดหยุ่นในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดอย่างมีประสิทธิภาพ Digital Transformation จึงเป็นเรื่องสำคัญที่องค์กรต้องใส่ใจและนำไปปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ทันกับโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
 

Digital Transformation องค์กร เริ่มจากอะไรดี?

สำหรับองค์กรที่ต้องการเริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (Digital Transformation) หนึ่งในขั้นตอนแรกที่สามารถทำได้ง่ายและเห็นผลชัดเจนคือการเริ่มจากการเปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นเอกสารดิจิทัล (E-Document) การนำเอกสารเข้าสู่ระบบดิจิทัลไม่เพียงแต่ช่วยลดการใช้กระดาษและพื้นที่จัดเก็บ แต่ยังเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลและลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารอีกด้วย นอกจากนี้ การจัดการเอกสารแบบดิจิทัลยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล และลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือการเสื่อมสภาพของเอกสาร การเริ่มต้นจากการเปลี่ยนเอกสารเป็นดิจิทัลจึงเป็นก้าวแรกที่สำคัญในการนำพาองค์กรเข้าสู่ยุคดิจิทัลอย่างเต็มรูปแบบ โดยสามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เช่น การจัดการงาน การติดตามการทำงาน และการวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

E-Document คืออะไร? ทำไมจึงเหมาะกับการ Transformation องค์กร

E-Document หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือ การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงและจัดการผ่านระบบคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ ได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถรวมถึงไฟล์ที่เป็นรูปภาพ ข้อความ วิดีโอ เสียง และข้อมูลอื่น ๆ ที่ถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล ซึ่งสามารถเก็บรักษาและจัดการได้ง่ายกว่าการใช้เอกสารกระดาษแบบเดิม การนำ E-Document มาใช้จึงเหมาะสมอย่างยิ่งกับการ Transformation องค์กรสู่ยุคดิจิทัล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล ลดการใช้ทรัพยากรสิ้นเปลือง และเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานในองค์กร.

ประโยชน์ของการใช้ E-Document

  1. การประหยัดต้นทุน
    การใช้ E-Document ช่วยลดการใช้กระดาษในองค์กร ซึ่งเป็นการประหยัดต้นทุนในด้านการซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร นอกจากนี้ยังลดความจำเป็นในการใช้พื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารในสำนักงาน ทำให้สามารถใช้พื้นที่นั้นสำหรับวัตถุประสงค์อื่น ๆ ได้
  2. ความปลอดภัยของข้อมูล
    ระบบ E-Document สามารถเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลได้มากกว่าการเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ โดยสามารถตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลให้เฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น และสามารถติดตามการเข้าถึงและการแก้ไขข้อมูลได้อย่างละเอียด นอกจากนี้ การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลยังช่วยลดความเสี่ยงจากการสูญหายหรือความเสียหายของเอกสาร เช่น การเกิดไฟไหม้ น้ำท่วม หรือการสูญหายจากความผิดพลาดของมนุษย์
  3. การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลอย่างรวดเร็ว
    การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลช่วยให้การค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ผ่านการใช้คำค้นหา (keyword) หรือการจัดหมวดหมู่ของเอกสาร ทำให้ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารแบบกระดาษที่อาจใช้เวลานาน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน
  4. การทำงานร่วมกัน
    E-Document ช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะในกรณีที่พนักงานอยู่ในสถานที่ที่ต่างกัน ระบบสามารถทำให้เอกสารสามารถเข้าถึงและแก้ไขได้แบบเรียลไทม์จากหลายคนพร้อมกัน ซึ่งเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเป็นทีมและลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานแบบแยกส่วน
  5. การปรับตัวต่อการทำงานทางไกล
    การใช้ E-Document เป็นส่วนสำคัญในการสนับสนุนการทำงานทางไกล (Remote work) ซึ่งได้รับความนิยมมากขึ้นในยุคปัจจุบัน พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสารที่จำเป็นในการทำงานได้จากทุกที่ทุกเวลา ผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งช่วยให้การดำเนินงานขององค์กรสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างต่อเนื่อง แม้ในสถานการณ์ที่พนักงานไม่สามารถมาทำงานที่สำนักงานได้

การเตรียมความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง

การนำ E-Document มาใช้ในองค์กรไม่ใช่เพียงแค่การเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดเก็บข้อมูล แต่ยังเป็นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานขององค์กรด้วย ดังนั้น การเตรียมความพร้อมก่อนการเปลี่ยนแปลงจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

  1. การเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสม
    ก่อนการนำ E-Document มาใช้ องค์กรควรทำการศึกษาว่าเทคโนโลยีใดเหมาะสมกับความต้องการและโครงสร้างขององค์กร เช่น ระบบการจัดการเอกสาร (Document Management System : DMS) ที่มีความสามารถในการจัดเก็บ ค้นหา และบริหารจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงสามารถรองรับการทำงานร่วมกันของทีมได้
  2. การฝึกอบรมพนักงาน
    การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานต้องการการฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจและสามารถใช้เทคโนโลยีใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การฝึกอบรมนี้ควรรวมถึงการสอนวิธีการใช้งานระบบ E-Document การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และการปฏิบัติตามขั้นตอนการทำงานใหม่
  3. การจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
    การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลต้องการการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้พนักงานเข้าใจและยอมรับการเปลี่ยนแปลง การสื่อสารอย่างชัดเจนเกี่ยวกับประโยชน์ของการใช้ E-Document และการสนับสนุนจากผู้บริหารจะช่วยลดความกังวลและความต้านทานต่อการเปลี่ยนแปลงของพนักงาน

กรณีศึกษา : องค์กรที่ประสบความสำเร็จจากการใช้ E-Document

หลายองค์กรที่นำระบบ E-Document มาใช้ได้แสดงให้เห็นถึงผลประโยชน์ที่ได้รับจากการเปลี่ยนแปลงนี้ ตัวอย่างเช่น บริษัทที่ให้บริการทางการเงินแห่งหนึ่งได้นำระบบ E-Document มาใช้ในการจัดเก็บและจัดการเอกสารทางการเงินของลูกค้า ทำให้สามารถลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารได้ถึง 50% และลดความผิดพลาดในการจัดเก็บเอกสารได้อย่างมาก

อีกตัวอย่างหนึ่งคือองค์กรด้านการผลิตที่ใช้ E-Document ในการจัดการข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการผลิตและการควบคุมคุณภาพ ทำให้สามารถตรวจสอบและปรับปรุงกระบวนการผลิตได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้ผลิตภัณฑ์มีคุณภาพดีขึ้นและลดของเสียจากกระบวนการผลิต

การเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืน

การนำ E-Document มาใช้ในองค์กรไม่เพียงแค่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ยังเป็นส่วนสำคัญในการสร้างความยั่งยืนให้กับองค์กรในระยะยาว โดยการลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติ เช่น กระดาษ และลดการปล่อยคาร์บอนจากการผลิตและขนส่งเอกสาร นอกจากนี้ การใช้ E-Document ยังสอดคล้องกับแนวคิดการดำเนินธุรกิจอย่างยั่งยืน (Sustainable Business) ซึ่งเป็นหนึ่งในเป้าหมายสำคัญของหลายองค์กรในปัจจุบัน

สรุป

การใช้ E-Document ถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล (Digital Transformation) ด้วยการประหยัดต้นทุน เพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน องค์กรสามารถเตรียมพร้อมสำหรับอนาคตที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้อย่างมั่นใจ การนำ E-Document มาใช้เป็นการลงทุนที่คุ้มค่า ไม่เพียงแต่จะช่วยให้องค์กรสามารถแข่งขันในยุคดิจิทัลได้ แต่ยังเป็นการสร้างความยั่งยืนและความพร้อมในการปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

บริการบริหารข้อมูล ภายในองค์กร และจัดหาพนักงาน IT Outsource

So Next มุ่งเน้นให้บริการด้าน Lean Transformation และ Digitalization ในองค์กร ผ่านการให้คำปรึกษา ออกแบบกระบวนการ ค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสม และบริหารโครงการ โดยมีเป้าหมายให้ลูกค้าสามารถโฟกัสที่ธุรกิจหลัก ปรับขนาดธุรกิจได้อย่างยืดหยุ่น ลดความเสี่ยง และสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ในองค์กร

สนใจบริการ
siamrajathanee-so

SO ผู้นำด้านธุรกิจเอาท์ซอร์สแบบครบวงจร หนึ่งเดียวในตลาดหลักทรัพย์ของประเทศไทย ที่นำ Tech-enabled outsourcing solution เข้ามาพัฒนาธุรกิจของลูกค้าให้มีประสิทธิภาพที่ดีมากยิ่งขึ้น และทาง SO ยังมีการเพิ่มศัพยภาพที่แข็งแกร่งอย่างไม่หยุดนิ่งด้วยการที่มีพันธมิตรทางธุรกิจหลากหลายกลุ่มอุตสาหกรรทั้งไทยและทั่วโลก เพื่อมอบประโยชน์สูงสุดให้กับลูกค้า ด้วยบริการที่ครอบคุลมและพร้อมตอบโจทย์ทุกความต้องการในการพัฒนาธุรกิจ

Service 4 Level สำหรับทุกธุรกิจลูกค้า
1. Workforce Outsource บริการด้านบุคลากรในตำแหน่งต่างๆ เริ่มตั้งแต่การสรรหา การบริหารกำลังคน ไปจนถึงขั้นตอนการจัดการเรื่อง Payroll ครบทั้งกระบวนการ ปัจจุบัน SO บริหารบุคลากรกว่า 10,000 อัตรา ทั้งหน่วยงานราชการ และเอกชนกว่า 450 หน่วยงาน ทั่วประเทศ
2. Business Process Outsource (BPO) พัฒนาออกแบบ และบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจ ที่เหมาะสมให้กับลูกค้า ด้วยการใช้ทรัพยากรด้านแรงงาน และเทคโนโลยี เพื่อการยกระดับเพิ่มประสิทธิภาพของผลลัพธ์ให้อยู่เหนือคู่แข่งของลูกค้า
3. Specialized Outsource บริการผู้เชี่ยวชาญสำหรับงานเฉพาะด้าน เช่น “รุกขกร” งานด้านตัดแต่งต้นไม้ และดูแลภูมิทัศน์ขนาดใหญ่, งานด้านการกำจัดของเสียสำหรับโรงงานอุตสาหกรรม, การจัดหารรถพร้อมดัดแปลง และจดประกอบสำหรับงาน Logistic
4. IT Outsource & Platform บริการด้านการจัดหาบุคลากรด้าน IT และเทคโนโลยีผัจจุบัน เพื่อการพัฒนากระบวนการทำงาน เช่น เทคโนโลยี RPA, AI, OCR ฯลฯ พร้อมกับระบบที่ทาง SO พัฒนาขึ้น เช่น Digital Signature, ระบบ Time Attendance และระบบ Business Process Management (BPM)
 
จาก 4 Resource ของ SO ซึ่งเป็นส่วนหลักในการเติมเต็มให้กับ Service ทั้ง 4 Level
1.SO People ทรัพยากรด้ารบุคลากร มีความชำนาญด้านการสรรหา และคัดสรร พร้อมทั้งการพัฒนาทักษะให้กับพนักงานทุกท่าน ก่อนการจัดส่งให้บริการลูกค้า
2.SO Wheel จัดหารถเช่าทั่วไป และรถ EV ทุกประเภท พร้อมทั้งบริการดัดแปลงรถให้เหมาะสมกับธุรกิจลูกค้าตามต้องการ
3.SO Green ผู้เชี่ยวชาญด้านบริหารจัดการภูมทัศน์ หรือพื้นที่สีเขียวขนาดใหญ่ ทั้งการออกแบบ การดูแลต้นไม้ และสภาพแวดล้อมทั้งหมดในพื้นที่
4. SO Next บริหารจัดการข้อมูล หรือเอกสารจำนวนมาก และออกแบบกระบวนการทำงานให้กับธุรกิจลูกค้า ด้วย Lean & Digitize เพื่อการ Transformation อย่างมีประสิทธิภาพ
 

เป้าหมายของ SO คือการเป็นพันธมิตรและที่ปรึกษาให้แก่ลูกค้า โดยการมีส่วนร่วมในการกำหนดกลยุทธ์และนโยบายสำหรับการดำเนินธุรกิจ ด้วยบริการ Outsource แบบผสานงานด้านบุคลากร และเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน  เรียกว่า Tech-Enabled Outsourcing Solution เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงาน พร้อมนำเสนอวิธีการในการแก้ปัญหาที่เหมาะสมสำหรับทุกธุรกิจ

การเอาท์ซอร์สช่วยให้องค์กรมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจหลักได้อย่างเต็มที่ มีความยืดหยุ่นในการปรับขนาดธุรกิจตามสถานการณ์ ถ่ายโอนความเสี่ยงต่างๆ ให้ SO จัดการ พร้อมเข้าถึงเทคโนโลยีสมัยใหม่และนำหน้าคู่แข่ง เป็นการเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ๆ ตามแนวคิด "Unlock Possibilities, SO Here We Are"